Établir un cahier des charge est une tâche chronophage. Mais elle est essentielle pour trouver le bon partenaire et ne pas être déçu de la prestation vendue.
A l’ère des tweets et des mails lapidaires, a-t-on encore besoin du formalisme corseté d’un cahier des charges ? Sûrement plus que jamais. Dans un contexte de volatilité extrême, il est encore plus impérieux de graver dans le marbre les conditions d’exécution d’une prestation de service. Car le cahier des charges sert d’abord à fixer un cadre clair à une collaboration. Il définit les besoins du client ainsi que les contraintes auxquelles doit répondre le service du fournisseur.
Cahier des charges : éviter les zones de flou
Les achats étant une fonction transversale, il est parfois difficile de comprendre les besoins pointus d’un service technique. A chacun sa spécificité, son jargon, sa micro-spécialité. Le rôle du cahier des charges est justement de traduire ces besoins de la manière la plus claire possible. L’objectif : éviter des erreurs d’interprétation et les zones de flou. La tendance aujourd’hui est d’ailleurs à l’abandon des cahiers des charges techniques au profit de cahier des charges fonctionnels. C’est-à-dire que plutôt qu’une obligation de moyens (liste des matériels et spécifications techniques), le fournisseur est plutôt tenu à une obligation de résultat (les fonctions remplies par la prestation ou le service). Cela n’exonère pas pour autant d’un souci du détail et des descriptions précises du résultat recherché. Attention notamment aux caractéristiques qui paraissent « évidentes » ou de bon sens. Faute de formalisation adaptée et spécifique, elles peuvent se transformer en source de litiges entre le fournisseur et le donneur d’ordres. Toute la subtilité de l’exercice réside dans l’équilibre entre un niveau de détail suffisant et une formalisation sans ambiguïté.
